Prywatność
Polityka prywatności i plików cookies
Jak przetwarzamy Twoje dane osobowe, komu je przekazujemy, jak długo je przechowujemy i jakie masz prawa.
W skrócie
- Administratorem danych jest Marcin Goluch – MentalCare. Kontakt: biuro@mentalcare.expert.
- Twoje dane przetwarzamy, żeby umówić i przeprowadzić wizytę, rozliczyć płatność i odpowiedzieć na wiadomość.
- Informacje o zdrowiu chroni tajemnica zawodowa. Nie nagrywamy spotkań.
- Pliki cookies analityczne i reklamowe zapisujemy tylko za Twoją zgodą. Możesz ją zmienić w każdej chwili.
- Masz prawo do wglądu w swoje dane, ich poprawienia i usunięcia oraz do skargi do Prezesa UODO.
1. Postanowienia ogólne
- Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych i wykorzystywania plików cookies przez Marcin Goluch – MentalCare, ul. Winorośli 7/14, 03-142 Warszawa, NIP 5242890371, REGON 384286243, e-mail biuro@mentalcare.expert (dalej: „MentalCare” lub „Administrator”).
- Polityka dotyczy wszystkich usług MentalCare, w gabinetach i online, oraz strony mentalcare.expert.
- Administrator przetwarza dane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prawem telekomunikacyjnym oraz zasadami etyki zawodowej psychologów i psychoterapeutów.
2. Administrator danych
- Administratorem danych osobowych jest Marcin Goluch – MentalCare.
- W sprawach ochrony danych osobowych można kontaktować się e-mailem: biuro@mentalcare.expert, albo pisemnie na adres Administratora.
- Administrator prowadzi rejestr czynności przetwarzania i stosuje środki bezpieczeństwa, m.in. szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu, kopie zapasowe i procedurę postępowania w razie incydentu.
3. Jakie dane przetwarzamy
- Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu; u klientów firmowych także nazwa firmy, NIP, adres.
- Dane o usługach: rodzaj usługi, termin, specjalista, historia wizyt.
- Dane o płatnościach: numer transakcji, kwota, forma płatności. Administrator nie przetwarza danych kart płatniczych.
- Dane dotyczące zdrowia: w zakresie niezbędnym do świadczenia usług psychologicznych, psychoterapeutycznych, diagnostycznych i psychiatrycznych. Są to dane szczególnej kategorii (art. 9 RODO), objęte tajemnicą zawodową.
- Dane z formularzy i korespondencji: treść wiadomości z formularza kontaktowego, formularza dla firm, e-maili i rozmów telefonicznych z recepcją.
- Dane z rekrutacji: dane z CV i korespondencji z kandydatami.
- Dane techniczne: adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, dane z plików cookies (szczegóły w rozdziale 11).
- Spotkania z pacjentami nie są nagrywane w żadnej formie.
4. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna | Uwagi |
|---|---|---|
| Świadczenie usług psychologicznych, psychoterapeutycznych, diagnostycznych i psychiatrycznych | art. 6 ust. 1 lit. b RODO; art. 9 ust. 2 lit. h RODO | dane o zdrowiu w niezbędnym zakresie |
| Bezpłatna rozmowa wstępna i dobór specjalisty | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) | |
| Rezerwacja wizyt, przypomnienia i zarządzanie kalendarzem | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | system Calendesk |
| Płatności i rozliczenia | art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO | operator Stripe |
| Faktury i księgowość | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | obowiązki prawne |
| Odpowiedź na wiadomość z formularza, e-mail lub telefon | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | uzasadniony interes: kontakt |
| Współpraca z firmami (formularz dla firm, umowy) | art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO | |
| Rekrutacja | art. 6 ust. 1 lit. b RODO; art. 6 ust. 1 lit. a RODO dla przyszłych rekrutacji | |
| Statystyki strony | art. 6 ust. 1 lit. a RODO | tylko po zgodzie w banerze cookies |
| Marketing i reklama, w tym remarketing | art. 6 ust. 1 lit. a RODO | tylko po zgodzie |
| Newsletter (po uruchomieniu) | art. 6 ust. 1 lit. a RODO | tylko osoby, które się zapisały; wypis jednym kliknięciem |
| Bezpieczeństwo strony i ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
5. Komu przekazujemy dane
- Dane mogą otrzymać podmioty, które pomagają Administratorowi świadczyć usługi i działają na jego zlecenie (na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych), w szczególności:
- system rezerwacji Calendesk (rezerwacje, przypomnienia e-mail i SMS),
- operator płatności Stripe (płatności, w tym BLIK, Przelewy24, Google Pay, Apple Pay i Klarna),
- Google (spotkania online Google Meet, poczta i dokumenty, profil firmy w Mapach Google; za zgodą także Google Analytics, Google Ads i Google Tag Manager),
- Meta Platforms (Facebook, Instagram, WhatsApp: komunikacja z osobami, które same wybiorą ten kanał, np. rozmowa przez WhatsApp; za zgodą także pomiar i reklamy),
- TikTok i LinkedIn (za zgodą: pomiar i reklamy),
- Zapier (automatyzacja przekazywania danych między narzędziami, np. z formularza do skrzynki e-mail),
- ZnanyLekarz (Docplanner) (profile specjalistów, opinie i rezerwacje przez ten serwis),
- Brevo (wysyłka newslettera, po jego uruchomieniu, tylko do osób, które się zapisały),
- dostawca hostingu strony i poczty elektronicznej,
- biuro rachunkowe i doradcy prawni,
- specjaliści współpracujący z MentalCare, zobowiązani do zachowania tajemnicy zawodowej.
- Dane o zdrowiu nie są przekazywane narzędziom reklamowym ani analitycznym.
- Każdy z tych podmiotów przetwarza dane tylko w zakresie niezbędnym do wykonania zadania.
6. Przekazywanie danych poza EOG
- Niektórzy dostawcy (np. Google, Meta, TikTok, LinkedIn, Zapier, Stripe) mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
- W takim przypadku Administrator korzysta z mechanizmów przewidzianych w RODO: decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU–US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych.
7. Jak długo przechowujemy dane
- Dane księgowe i rozliczeniowe: 5 lat od końca roku podatkowego.
- Dane o usługach i dokumentacja terapii: do 12 miesięcy po zakończeniu współpracy, chyba że dłuższy okres wynika z przepisów.
- Korespondencja i dane z formularzy: do zakończenia sprawy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
- Dane z rekrutacji: do zakończenia rekrutacji; za zgodą kandydata także na potrzeby przyszłych rekrutacji, do czasu wycofania zgody.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody: do jej wycofania.
- Logi techniczne: do 12 miesięcy.
8. Twoje prawa
- Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania oraz wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem).
- Aby skorzystać z praw, wystarczy napisać na adres biuro@mentalcare.expert.
- Każdy ma prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
9. Profilowanie
- Za zgodą użytkownika dane z plików cookies mogą służyć do dopasowania reklam (profilowanie marketingowe).
- Administrator nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany.
- Użytkownik może w każdej chwili sprzeciwić się profilowaniu, zmieniając ustawienia plików cookies.
10. Osoby niepełnoletnie
- Usługi dla osób niepełnoletnich są świadczone od 12. roku życia, za zgodą obu rodziców lub opiekunów prawnych.
- Dane osób niepełnoletnich są przetwarzane tylko w zakresie niezbędnym do świadczenia usług.
11. Pliki cookies
- Strona używa plików cookies niezbędnych do działania strony. Nie wymagają one zgody.
- Pliki cookies analityczne (statystyki odwiedzin, Google Analytics) i reklamowe (pomiar i dopasowanie reklam: Google Ads, Meta, TikTok, LinkedIn) zapisujemy tylko po wyrażeniu zgody w banerze cookies.
- Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać przez link „Ustawienia plików cookies” w stopce strony. Ustawienia cookies można też zmienić w przeglądarce.
- Kalendarz rezerwacji (Calendesk) osadzony na stronie może zapisywać własne pliki cookies niezbędne do działania rezerwacji.
12. Bezpieczeństwo i incydenty
- W razie naruszenia ochrony danych Administrator podejmuje działania naprawcze, dokumentuje zdarzenie w rejestrze naruszeń, a gdy wymagają tego przepisy, zawiadamia Prezesa UODO i osoby, których dane dotyczą.
- Logi serwera (np. adres IP, typ przeglądarki, czas zdarzenia) służą bezpieczeństwu strony i diagnozowaniu błędów. Nie służą do identyfikacji użytkowników.
13. Współadministrowanie
Przy projektach realizowanych wspólnie z partnerami (np. programach dla firm) MentalCare może być współadministratorem danych. Zasady określają wtedy odrębne umowy, a osoby, których dane dotyczą, otrzymują informację o ich istotnej treści.
14. Aktualizacja danych
Administrator może kontaktować się z Klientem w celu poprawienia nieaktualnych lub błędnych danych, np. adresu e-mail albo danych do faktury.
15. Zmiany polityki
- Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą przepisów, usług lub narzędzi.
- Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie. O istotnych zmianach informujemy na stronie lub e-mailem.
ul. Winorośli 7/14, 03-142 Warszawa
NIP 5242890371 · REGON 384286243
biuro@mentalcare.expert